苫小牧市は庁内業務において、電子文書による承認業務などを行う「電子決裁」の範囲拡大を検討している。今年４月に休暇取得や時間外勤務の申請手続きに導入し、業務効率化の成果が出たことから、別の業務でも導入可能性を探る。今後のシステム更新に合わせて取り入れたい考えだ。

　１１日の市議会総務委員会で示した。

　市によると、これまで庁内の決裁手続きは申請された紙文書に所属長などが承認印を押印していた。デジタル化の進展で電子決裁を採用する企業や自治体が増えていることを受け、市も今年４月の人事給与システム更新に合わせ、時間外勤務と休暇取得の申請手続きで電子決裁を採用。パソコン上で必要事項を記入し、保存することで自動的に決裁権者へ申請データが送られる仕組みにした。

　紙ベースの時は各部署で月ごとの締め日に集計作業や総務部への報告を行っていたが、電子決裁化で不要になり、手続きの円滑化や作業時間の削減効果が上がっている。

　市情報推進課は「事務処理の効率化に伴う効果額を算出することは難しいが、集計作業などにかかっていた時間外勤務が削減できたり、職員のワークライフバランスの確保などにつながったりしている」と話す。

　市は文書管理のデジタル化で業務の簡略化以外に、保存スペース削減なども期待できることから、ほかの庁内手続きでも電子決裁を導入したい考え。同課は「業務内容によっては紙による作業が好ましい場合もある。業務を精査しながら、システム更新時に合わせた電子決裁の範囲拡大を進めたい」としている。